Mejores prácticas para garantizar la seguridad y privacidad de los datos en el outsourcing comercial

A medida que las empresas confían cada vez más en terceros para gestionar sus operaciones, se hace esencial adoptar prácticas robustas para proteger la información sensible.

febrero 28, 2024

seguridad datos en el outsourcing

La seguridad y la privacidad de los datos de los clientes es clave en cualquier actividad, pero de forma especial cuando ésta implica la externalización de un servicio o el oursourcing. A medida que las empresas confían cada vez más en terceros para gestionar sus operaciones, se hace esencial adoptar prácticas robustas para proteger la información sensible.

¿Cuáles son las mejores prácticas para asegurar que los datos permanezcan seguros y privados, salvaguardando así la integridad de las operaciones comerciales y la confianza de los clientes?

Área de enfoque Mejores prácticas
Cumplimiento de normativas · Cumplimiento estricto de leyes y regulaciones locales e internacionales.
· Realizar auditorías regulares.
· Asegurar que los proveedores cumplan con las normas.
Cifrado y encriptación de datos · Utilizar algoritmos de cifrado de información.
· Aplicar cifrado tanto en datos en reposo como en tránsito.
· Gestionar y proteger las claves de cifrado.
Autenticación y control de accesos · Implementar autenticación multifactor (MFA).
· Establecer políticas de control de accesos claras.
· Asignar privilegios según el principio de menor privilegio.
Formación y concienciación de empleados · Realizar programas de capacitación regulares.
· Enseñar las mejores prácticas de seguridad.
· Fomentar una cultura de seguridad.
Backups y planes de recuperación · Realizar backups sistemáticos y seguros.
· Establecer y probar planes de recuperación ante desastres.
· Asegurar una rápida restauración de datos.
Solución de incidencias · Establecer un proceso claro de detección y reporte.
· Contener rápidamente la brecha.
· Realizar análisis post-incidente para prevenir futuras brechas.

1. Cumplimiento de normativas

Las empresas deben adherirse a leyes y regulaciones locales e internacionales, como el GDPR en Europa y la Ley Sarbanes-Oxley en los Estados Unidos. Estas normativas dictan cómo deben manejarse y protegerse los datos personales y corporativos. Para garantizar la conformidad, las empresas deben realizar auditorías periódicas y asegurarse de que sus proveedores de servicios externos cumplan con las mismas normas de seguridad. El incumplimiento puede resultar en multas significativas y dañar la reputación de la empresa, así como en una falta de confianza por parte del cliente, por lo que es crucial mantenerse actualizado y aplicar las medidas de seguridad correspondientes.

2. Cifrado y encriptación de datos

El cifrado y la encriptación son esenciales para proteger los datos durante la transmisión y el almacenamiento. Estas técnicas convierten la información en un código indecifrable sin la clave adecuada, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ella.

Para actividades relacionadas con el outsourcing comercial, es recomendable utilizar algoritmos de cifrado fuertes y mantener las claves de cifrado seguras. Además, se debe aplicar la encriptación tanto a los datos en reposo como en tránsito para prevenir accesos no autorizados o interceptaciones. Implementar una política de cifrado sólida es un paso crucial para proteger la información confidencial y cumplir con las normativas de protección de datos.

3. Autenticación y control de accesos

La autenticación y el control de accesos son fundamentales para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos sensibles. Esto implica en su vertiente más básica asegurar que el acceso a la información se produce a través de credenciales únicas y trazables y en su vertiente más completa implementar sistemas de autenticación multifactor (MFA) que requieran más de una forma de verificación, como una contraseña y un código enviado al teléfono móvil del usuario.

Además, es esencial establecer políticas de control de accesos que definan claramente quién puede acceder a qué información y bajo qué circunstancias.

4. Formación y concienciación de empleados

Las estrategias efectivas van mucho más allá que la mera utilización de herramientas tecnológicas; también necesitan del compromiso y la comprensión de todos los trabajadores. La formación y concienciación de los empleados son cruciales para prevenir brechas de seguridad.

Son más que recomendables programas regulares de capacitación que cubran las mejores prácticas de seguridad, reconocimiento de intentos de phishing y procedimientos de reporte de incidentes. Fomentar una cultura de seguridad en la que los trabajadores se sientan responsables de proteger la información confidencial puede reducir significativamente el riesgo de errores humanos, que a menudo son la causa de las violaciones de datos.

5. Backups y planes de recuperación

Los backups regulares y los planes de recuperación ante eventualidades no previstas son esenciales para la continuidad del negocio y la seguridad de los datos en el outsourcing. Los backups deben realizarse de manera sistemática y almacenarse en ubicaciones seguras y cifradas. Es crucial comprobar regularmente estos backups para asegurar que puedan restaurarse con éxito en caso de necesidad. Un plan de recuperación bien definido debe establecer protocolos claros para la respuesta a incidentes, incluyendo la restauración de datos y la comunicación con las partes interesadas. Este plan asegura que la empresa pueda recuperarse rápidamente de un ataque cibernético, una falla técnica o cualquier otro evento que ponga en riesgo la información.

6. Solución de incidencias

La capacidad para responder efectivamente a las incidencias de seguridad es un aspecto vital dentro de un plan de seguridad y privacidad de datos. Es necesario establecer un proceso claro para la detección, reporte y resolución de incidentes.

Los trabajadores deben saber cómo y a quién reportar una sospecha de brecha de seguridad, y debe existir un equipo dedicado a responder a estas alertas. Este equipo debe trabajar rápidamente para contener la brecha, evaluar el daño, y restaurar los servicios y datos afectados. Además, es importante realizar un análisis post-incidente para entender cómo ocurrió la brecha y cómo se puede prevenir en el futuro.

Con una importancia creciente de la información sensible por parte de las compañías y una mayor amenaza sobre ataques cibernéticos, parece evidente que cualquier servicio de outsourcing comercial debe poder garantizar la fiabilidad de la información sensible utilizada y delegada.