Las claves en la gestión del stock en la farmacia

¿Cómo puede ser que dos farmacias que facturen lo mismo tengan márgenes de beneficio muy distinto?

Para obtener la respuesta a esta pregunta podríamos fijarnos en los costes de personal, de alquiler del local en caso de no ser de propiedad, en el mix de medicamentos vendidos o en los costes de gestión de compras y stock.

La gestión del stock en la farmacia es el gran olvidado en cuanto al impacto que acaba teniendo en la cuenta de resultados y el beneficio de las farmacias. A menudo, suele valorarse el stock solo en términos de disponibilidad del espacio para su almacenaje, pero la realidad es que el stock es parte del activo que posee la farmacia y, como tal, tiene un valor monetario que puede rentabilizarse de formas muy distintas.

De cara a analizar la gestión del stock que llevamos a cabo en la farmacia, deberíamos ser capaces de responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Nuestra estrategia de stocks se basa en la plena disponibilidad de cualquier referencia (y por lo tanto en un nivel de servicio 10) o en la máxima rotación y rentabilidad del mismo?
2. ¿Qué valor tiene el stock que tenemos actualmente? ¿Se corresponde con el nivel de facturación de nuestra farmacia?
3. ¿Cómo es el mix de productos que tenemos en el stock? ¿Qué parte del stock corresponde a productos del tipo A, B y C?
4. ¿Bajo que metodología se realiza el seguimiento del stock y la previsión de compras?

¿Cuáles son las claves para la gestión de stocks en la farmacia?

1. Entender lo que significa nuestro stock en la rentabilidad de la farmacia.

Como decíamos al inicio del artículo, el stock es un activo de la farmacia. Es un coste en el que hemos incurrido para disponer físicamente de una gama más o menos amplia de productos, que esperamos vender en el corto plazo. La gestión de la reposición del stock vendido y de futuras compras es clave para aumentar el beneficio.

2. A mejor control de stocks mayor eficiencia.

Optimizar la gestión de stocks nos permite invertir menos tiempo en la gestión de los nuevos pedidos y en la colocación de los productos una vez recibamos los productos. La mala gestión del stock suele traducirse en grandes recursos destinados a gestionar un volumen de pedidos constantes para corregir las desviaciones no planificadas.

3. Mix de productos en stock.

En la gestión del stock de farmacia se suele utilizar la clasificación de productos A, B y C. Los productos A son los que tienen una mayor frecuencia de venta (y por tanto una mayor rotación) los productos B aquellos productos que tienen menor frecuencia de venta pero cuya disponibilidad es necesaria para ofrecer un buen servicio y los productos C aquellos cuya venta es ocasional. Nuestro stock debería ir en consonancia con nuestra tendencia de ventas. No tiene sentido que un 50% de nuestro stock lo formen productos cuya venta es ocasional en nuestra farmacia.

4. Estacionalidad y previsión de compras.

Para realizar una óptima previsión de stocks es imprescindible planificar en base a las tendencias de consumo estacionales. Una adecuada planificación de compras para los productos estacionales, nos permitirá disponer de suficiente volumen de éstos cuando se produce el pico de su demanda y, al mismo tiempo, un remanente lógico de productos una vez decaiga la demanda.

5. Seguimiento y control semanal.

¿Realizamos un seguimiento semanal de los volúmenes de stock? ¿Tenemos claro cuál es el stock mínimo que debemos tener de cada tipo de producto? Para ello, disponer de una solución de gestión de stocks avanzada puede facilitarnos mucho el trabajo, recibiendo alertas automatizadas o incluso cursando pedidos cuando los productos alcanzan un mínimo de stock

Para todo ello, la pregunta clave que debemos plantearnos es si nuestra estrategia de stocks está basada en el pleno servicio o bien en maximizar la rotación y rentabilidad del stock. Evidentemente una estrategia centrada en el sobrestock para primar el servicio incurre en unos costes mayores, pero también en un mejor servicio y fidelización del cliente. Por el contrario, una estrategia centrada en la optimización del stock en base a rotación y rentabilidad mejorará nuestra cuenta de resultados, pero puede provocar mayores roturas de stock revirtiendo en una peor experiencia por parte del cliente.

Tomar esta decisión no es una tarea sencilla y no es necesario aplicarla a toda la gama de productos, podemos por ejemplo aplicar una estrategia de sobrestock para los productos de tipo A (aquellos con venta más recurrente). La decisión que tomemos dependerá, necesariamente, del espacio que tenemos disponible en nuestra farmacia destinado a almacenaje de producto.