Reporte de ventas: el manual de supervivencia de cualquier comercial

El reporte de ventas es un documento en el que se recogen todos los datos de las actividades comerciales. Es un informe en el que se analizan las acciones realizadas por el equipo de ventas, el departamento comercial, etc., y se valoran si las estrategias desempañadas han sido o no efectivas; identificando los puntos débiles y las oportunidades del mercado.

¿Qué es un reporte de ventas?

El reporte de ventas nos da  una visión de la situación real de la empresa, nos permitirá realizar previsiones y, lo que es más importante, marcar las hojas de ruta a corto, medio.

Al fin y al cabo, una de las principales herramientas con las que cuentan las empresas para saber qué estrategias implementar y cuáles abandonar, son sus propios resultados. Ni el análisis de la competencia ni del sector nos darán información tan veraz y cercana como las conclusiones que podamos extraer de nuestros clientes, casos de éxito y, por qué no, también errores.

Aplicado al equipo comercial, el reporte de ventas se convierte en una herramienta de supervisión imprescindible de cara a optimizar los recursos y alcanzar los objetivos planteados. Sería un error que tanto la Dirección comercial como la fuerza de ventas entendiera este documento como un mecanismo de control –en su sentido más negativo–, todo lo contrario.

El comercial perfecto buscará generar un feedback de ventas sobre sus acciones y, a la vez, un buen informe de ventas fomenta la transparencia en las organizaciones e influye directamente en la creación de valor de la compañía.

Estadísticas sobre los reportes de venta

Pero, ¿por qué me interesa a mí realizar un informe de ventas? Es cierto que, este tipo de acciones, implican un trabajo añadido para la compañía. Además del esfuerzo que tienen que realizar los profesionales de las ventas, también es preciso sumar la inversión en tecnología y/o el tiempo dedicado.

Pero, ¿es realmente interesante realizar reportes de venta? Como en la mayoría de las cosas, para obtener la respuesta a esta pregunta la mejor opción es recurrir a los datos.

• El 60% de los profesionales de las ventas aseguran que, cuando descubren lo que funciona para ellos, no lo cambian (via Hubspot)
• El 50% de los equipos de análisis aseguran que el análisis predictivo será una prioridad en el futuro.
• El 39% de los profesionales de ventas aseguran que no pueden descubrir de manera efectiva los problemas de sus clientes (via Up Land Software)

¿Cómo debe ser un reporte de ventas?

Si estás en la tesitura de tener que replantear tus informes de ventas, te interesará averiguar cuáles deben ser las características imprescindibles. Aunque puedan parecer características muy obvias, es bueno repasar estos puntos para asegurarte de que no te dejas nada.

Tipos de reportes de venta

No todos los informes de venta son iguales. En función de lo que esté necesitando tu empresa, el reporte de ventas puede ser uno u otro. Principalmente, distinguimos los siguientes tipos:

• Informes de previsión de ventas: Sirven para tener una conjetura de cuál va a ser el volumen de ventas y facturación de la empresa en los meses venideros. Si bien es cierto que es muy difícil tener la certeza de lo que ocurrirá en el futuro, si que podemos realizar predicciones basándose en datos. Para este tipo de informes se utiliza inteligencia artificial y big data.
• Informes sobre cross-selling: La venta cruzada consiste en aprovechar una necesidad concreta de un cliente para poder ofrecerle un producto complementario a su compra primaria. Es decir, si un gran establecimiento quiere comprar un lote de refrescos, la marca puede asociarse para ofrecer, además, aperitivos.
• Informes sobre el funnel: Las empresas funcionan como un gran equipo coordinado. Cada departamento tiene una función y facilita a otros compañeros seguir con la jugada. En el caso de las ventas, el área de marketing se encarga de cualificar y preparar los prospectos para las ventas. Un informe sobre el embudo de ventas, permite al área de ventas saber cuán cualificado está un lead antes de una visita comercial.
• Informes de performance: ¿Cuánto estamos vendiendo? Esta es la principal pregunta que se plantean los directores comerciales de las empresas. Los informes de conversión o los informes de performance nos permiten tener una idea clara de cuáles están siendo los resultados del equipo de ventas y de cómo se está vendiendo.
• Informes de lead scoring: ¿Sabías que puedes cualificar a tus clientes? Tener una valoración sobre lo valiosos que son tus clientes, te permitirá poder priorizar tus esfuerzos de ventas en función de la rentabilidad.

¿Cuál es la periodicidad de los reportes de venta?

La recurrencia de los reportes de ventas dependerá de las necesidades detectadas por el área comercial de la empresa. Suelen ser diarios, semanales, mensuales o anuales. Dependiendo de su periodicidad, el enfoque es diferente en cada caso.

¿Qué partes tiene un reporte de venta?

Por lo general, hay 3 elementos comunes que deben aparecer en un reporte de ventas:

• Ventas: Es decir, cuál ha sido el rendimiento de cada vendedor.
• Facturación (Ganancias y Pérdidas): Los ingresos y gastos del área.
• Información de clientes: Cuál es la rentabilidad de cada uno de los clientes.

Cómo realizar un reporte de ventas paso a paso

¿Cómo realizar un reporte de ventas? Si ya estás manos en la masa, necesitarás saber cómo realizar un informe de ventas paso a paso.

1. Reúne información

Lo primero es saber de qué dispones. ¿Qué información ha generado tu departamento de ventas? Bien sean las ventas por vendedor, los rendimientos de cada cliente o las promociones llevadas a cabo… Necesitarás hacer inventario de lo que dispones.

2. Selecciona la información pertinente

¿Cuál es el objetivo de tu empresa? ¿Qué es lo que espera conseguir con la estrategia comercial? Si no tienes claros cuáles son los objetivos a perseguir, será muy complicado poder realizar un reporte de ventas. Una vez tengas claros cuáles son los objetivos, podrás seleccionar aquellos datos que te ayuden a averiguar si estás cerca o lejos de tu objetivo.

3. Jerarquizar la información

No todo tiene el mismo nivel de importancia, ¿verdad? Por ejemplo, si el objetivo de tu empresa es generar más ventas, el principal KPI a monitorizar será el de «volumen de ventas». Seguro que existirán muchos otros indicadores (como por ejemplo o visitas por vendedor, promociones realizadas en el punto de venta) que te puedan ayudar a completar tu reporte de ventas, sin embargo, no todos tienen la misma relevancia. Otro consejo muy pertinente es no atiborrar tu reporte de ventas con multitud de datos. Lo bueno, si breve, dos veces bueno.

4. Automatizar la información

Cuanto menos tiempo debas invertir en la realización de estos informes, mejor. Ten en cuenta que los tendrás que repetir de manera recurrente. El tiempo que destines (tú y tu equipo de fuerza de ventas) a la realización de estos informes puede llegar a suponer una fortuna para tu empresa. En este sentido, te interesará tener un alto grado de automatización de estos informes. Para ello, puedes utilizar tecnoogía de ventas especializada. También puedes utilizar otros programas más comunes -como excel o power BI- para automatizar flujos de información.

5. Extrae conclusiones relevantes

Ésta es, quizá, la parte más importante del reporte de ventas. Si los informes no se traducen en acciones de mejora concretas, no sirven para nada. Después de cada informe, deberías ser capaz de proponer acciones que te permitan corregir o acentuar situaciones.

5 Ventajas de los reportes de venta

Si aún tienes ciertas reticencias para invertir en el área analítica de tu departamento comercial, estás 5 ventajas de los reportes de venta pueden ayudarte a tomar tu decisión:

1. Los informes de venta te permiten tomar mejores decisiones. Aunque pueda parecer una obviedad, tener datos obejtivos sobre cómo está funcionando tu estrategia es la única manera de mejorar tu performance.
2. Los reportes de venta permiten tener una mejor planificación. Poder anticiparse a posibles situaciones es una gran ventaja competitiva para tu empresa. El reporte de ventas te puede dar pistas muy evidentes de la dirección que debe tomar tu estrategia para poder esquivar posibles obstáculos.
3. Los informes comerciales permiten tener insights valiosos. Saber qué es lo que está funcionando en el punto de venta no sólo le interesa al área comercial. Tu departamento de marketing, también puede beneficiarse -y mucho- de la información sobre los resultados de venta.
4. Reportes fuerza de ventas permiten tener una mayor previsión de costes. Saber en qué puntos flojeas te permitirá tener una previsión de la inversión mucho más acertada.
5. Los rappors de ventas permiten ofrecer un mejor servicio. Solo se puede mejorar lo que se mide. Pueden ayudarte a homogeneizar el feedback de tus cleintes y encontrar cuáles son las mejores soluciones para tu compañía.

Voy a empezar mi primer reporte de ventas… ¿por dónde empiezo?

Si vas a empezar un reporte de ventas y no tienes muy claro por dónde empezar es recomendable que empieces con informes sencillos. Fíjate en una campaña en concreto y trata de evaluar su eficacia en base a un objetivo. También puedes revisar tu historial de ventas y comporobar si hay algún dato o tendencia que pueda llamar tu atención.

5 Características de los reportes de venta

¿Cómo debe ser un reporte de venta? No hay una respuesta correcta a esa pregunta. Cada informe se adapta a cada departamento comercial en función de sus necesidades. Aunque, eso sí, hay ciertas características comunes que -por obvias que parezcan- se repiten en la mayoría de reportes comerciales realizados.

El reporte de ventas debe estar alineado con la estrategia

Cuando el equipo comercial plantea sus acciones siempre lo hace pensando en que estas van a suponer un aumento de las ventas. Sin embargo, puede que estas estrategias fallen en un momento dado y solo seremos capaces de compensar los “daños” si contamos con un sistema de reporting que nos alerte de aquellos puntos de venta y/o clientes que se desvían del camino previsto. Gracias a ese seguimiento será posible intervenir en ese ciclo de venta y plantear soluciones ad hoc. Descubre los errores a evitar en el proceso de ventas.

El reporte de ventas debe ser flexible

¿Quién o quiénes van a ser los destinatarios del reporte de ventas? No todos los departamentos quieren –ni deben– conocer al detalle la información con la que cuenta el equipo comercial.

Para saber qué información incluir en cada caso sigue esta regla: a mayor nivel jerárquico, aporta más información de diagnóstico y menos datos. Eso sí, hay una serie de datos que no pueden faltar como son: las visitas comerciales realizadas, el número de prospectos impactados, los ingresos en ventas en un periodo concreto, la previsión de ventas inicial, el margen medio de venta…

El reporte de ventas debe apoyarse en la tecnología

 Una de las claves para que el reporting funcione es que se haga de forma periódica. Sin embargo, el equipo comercial no podrá cumplir con esta tarea sin la ayuda de la automatización. En numerosas ocasiones hemos resaltado la importancia que juega la tecnología en el outsourcing comercial y su papel es más relevante si cabe al realizar los informes ya que permite optimizar los procesos ahorrándonos el trance de repetirlos una y otra vez, así como los posibles errores humanos.

Además, contar con un software especializado nos permite aglutinar todos los datos en las distintas bases de datos de la organización y presentarlos de forma rápida, comparada y en tiempo real. La automatización es un factor clave, también, para cumplir con el punto anterior ya que nos permite confeccionar en pocos segundos varias versiones del mismo informe en función del destinatario o las necesidades de cada momento.

El reporte de ventas debe ser breve

La empresa debe tener claro lo que necesita analizar y qué objetivo pretende lograr. No se puede analizar todo y tampoco será útil. Es importante que los mandos superiores planteen reportes de ventas prácticos, útiles y que no impliquen que la fuerza comercial dedique gran parte de su jornada laboral a la realización de informes.

El reporte de ventas debe aportar valor

Esta debe ser la principal premisa que tenga el equipo comercial al realizar los informes. Es fundamental que ellos entiendan el por qué de esta tarea y es que, además de los beneficios que ya hemos comentado –mejora la capacidad de reacción y transparencia– el reporting de ventas nos ayudará a mejorar la relación con los clientes, revisar su histórico, aumentar el conocimiento y eficacia de las acciones y, sobre todo, mejorará la gestión comercial de la organización.