Outsourcing: ¿Qué es y cómo puede ayudar a tu empresa?

El outsourcing es uno de los recursos más utilizados por parte de las empresas. De hecho, según apuntan desde el diario El Mundo, durante la pandemia, el 40% de las empresas españolas externalizó alguno de sus departamentos.

Nos movemos en un entorno cada vez más competitivo y dinámico. Es oportuno que las compañías busquen nuevas estrategias para mejorar sus procesos y reducir sus costes para así ser más eficientes.

El «Outsourcing» se posiciona así como una estrategia que permite mantener la competitividad sin que ello implique, necesariamente, un aumento de los costes. Pero, ¿qué es realmente el Outsourcing y cómo puede impactar positivamente en tu empresa?

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing, también conocido como subcontratación o externalización, es una práctica empresarial altamente extendida que permite a las compañías ser más eficientes y competitivas.

Esta estrategia permite a una empresa contratar un determinado servicio a una empresa externa que resulta imprescindible para su actividad económica.

Bien sea la contratación de uno de sus departamentos (por ejemplo, el caso de outsourcing comercial) o la subcontratación de otros servicios de outsourcing complementarios como la limpieza de la oficina o el catering…

Al final, el resultado se traduce en: aumenta la competitividad y se tienen unos menores costos. La contratación de empresas externas permite tener in house a un equipo de profesionales que son especialistas en un área en concreto de la actividad empresarial.

Las empresas que utilizan el outsourcing podrán disfrutar de los servicios aportados por una empresa especialista. Así, los profesionales de la empresa de outsourcing contratada prestarán sus servicios, un conocimiento experto, unas herramientas específicas y una gran flexibilidad.

En otras palabras, el outsourcing es el acto de confiar ciertas actividades o servicios a una empresa especializada, permitiendo que la organización se concentre en sus funciones principales y áreas de especialización.

¿Por qué externalizar?

Gracias al outsourcing, las empresas pueden obtener una serie de ventajas, como reducción de costes, acceso a una selección de expertos y a recursos adicionales.

Además, la contratación de personal a través de una empresa externa aporta una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta ante cambios en la demanda o en el mercado. En parte, porque el servicio de outsourcing se puede modular a las necesidades específicas que tenga una compañía en cada momento específico.

El outsourcing puede abarcar una amplia gama de actividades, desde servicios de TI, recursos humanos, contabilidad y finanzas, hasta áreas especializadas como marketing, diseño, producción o la externalización del área comercial.

Es importante destacar que el outsourcing se basa en una relación de colaboración entre la empresa que subcontrata y el proveedor de servicios externos. La transparencia, la comunicación efectiva y la claridad en los acuerdos y expectativas son fundamentales para garantizar el éxito de esta práctica y alcanzar los objetivos comerciales de ambas partes.

5 ventajas del outsourcing

La adopción del Outsourcing puede proporcionar una serie de ventajas significativas para las empresas. Algunos de los principales beneficios incluyen:

1. Reducción de costes: Al externalizar ciertas actividades, las empresas pueden ahorrar en costes de instalaciones de la empresa, contratación y capacitación de personal. El proveedor externo se encarga de proporcionar los recursos y la experiencia necesaria, lo que permite a la empresa evitar inversiones iniciales y gastos recurrentes.
2. Acceso a expertos y recursos especializados: Al contratar a un proveedor externo, las empresas pueden acceder a profesionales altamente capacitados y con experiencia en el área específica. Esto brinda la posibilidad de obtener resultados de alta calidad y aprovechar el conocimiento especializado que puede no estar disponible internamente.
3. Mayor flexibilidad y agilidad: La externalización permite a las empresas ser más flexibles y ágiles al adaptarse a cambios en la demanda, volumen de trabajo o requerimientos específicos. El proveedor externo puede ajustar sus recursos y capacidad según las necesidades cambiantes de la empresa.
4. Enfoque en actividades clave: Al liberar recursos y tiempo al externalizar tareas secundarias, la empresa puede concentrarse en sus actividades centrales y estratégicas. Esto impulsa la productividad y la eficiencia general del negocio.
5. Reducción de riesgos: Al contar con un proveedor especializado, la empresa puede transferir ciertos riesgos operativos y de cumplimiento. El proveedor externo se hace responsable de garantizar que las tareas subcontratadas se realicen de manera adecuada y en línea con las regulaciones y estándares requeridos.

¿Cuándo es el mejor momento para recurrir al outsourcing?

El momento adecuado para considerar a una fuerza de ventas externa puede variar según las necesidades y objetivos específicos de cada empresa.

Algunas situaciones comunes en las que se suele considerar la externalización son la sobrecarga de trabajo, la falta de experiencia interna, la necesidad de una reducción de costes o la constataciónde que se necesita dar un giro a la estrategia comercial.

El momento adecuado para considerar la externalización puede variar según las circunstancias de cada empresa, pero en general, es una opción que vale la pena explorar para mejorar la eficiencia y el rendimiento empresarial.

Tipos de outsourcing

• Outsourcing de Procesos de Negocio (BPO): En este tipo de externalización, las empresas contratan a un proveedor externo para gestionar y ejecutar ciertos procesos y actividades clave de sus operaciones diarias. Por ejemplo, el área comercial.
• Outsourcing de Tecnología de la Información (ITO): El ITO implica la subcontratación de servicios e infraestructuras tecnológicas. Desde un equipo de grabación hasta un software específico.
• Outsourcing de Procesos de Manufactura (MPO): Se utiliza, sobre todo, para la producción material.
• Outsourcing de Marketing Digital: según un estudio de Puro Marketing, en Cataluña hay más de 10.200 agencias de marketing digital. Muchas empresas optan por externalizar sus estrategias de marketing en línea.

¿Cuál es el tipo de Outsourcing más adecuado para tu empresa?

La elección del tipo de Outsourcing más adecuado para tu empresa dependerá de tus necesidades específicas, objetivos comerciales y áreas donde busques mejorar la eficiencia. Es importante realizar un análisis exhaustivo de las áreas que podrían beneficiarse del Outsourcing y evaluar cuidadosamente los proveedores externos potenciales.